Designación de roles, Responsabilidad y Autoridad

XIV. Designación de roles, Responsabilidad y Autoridad

Project Manager/ Gestor de Proyecto

Líder o encargado del proyecto. Tiene la responsabilidad total de planeamiento y la ejecución del proyecto. Es capaz de influenciar a la gente sin la necesidad de dar una orden directa. Es el principal pilar de la comunicación entre las distintas ramas que participan en el proyecto. Tiene el papel de toma decisiones.

Responsabilidades

• Planear actividades, tareas y entregar los resultados deseados (presupuesto, estructural, coordinación de tareas y ubicar apropiadamente los recursos.)

• Seleccionar y organizar a los equipos de trabajo

• Comunicación con el cliente

• Monitorear el status del proyecto

• Comunicar con los inversionistas

• Identificar problemas y soluciones

• Saber cómo reaccionar ante alguna crisis o imprevisto

• Poder re direccionar cualquier aspecto del proyecto en casa de no poder cumplir con los objetivos deseados

Características de un Project Manager

1. Un organizador, pensador y realizador

2. Un negociador Hábil

3. Un pensador analítico

4. Un líder Conectado

5. Un líder honesto e integro

Capacitación

Formas de capacitar:

• Dentro de la organización.

• Programas universitarios.

• Certificados profesionales.(PMP)

Rol del Gestor de Proyectos

Sin importar las aptitudes del encargado la carga del rol disminuye cuando:

• Entiende que es lo qué se tiene que hacer.

• Entiende su autoridad y sus límites.

• Entiende su relación con los demás involucrados en el proyecto.

• Conoce las especificaciones de lo que un trabajo bien hecho es.

• Sabe cuándo y que es posible de hacerlo de manera excelente y cuando no se va a poder lograr.

• Sabe que hacer para corregir una mala situación.

• Cree que sus superiores confían en el.

Designar el Rol de Gestor de Proyectos

• Se asigna desde el principio del proyecto, cuando se involucra durante la propuesta, y se queda hasta que se complete el proyecto à más eficiente

• Cuando no es posible conseguir a alguien con las aptitudes necesarias ni hay disponibilidad el rol se puede asignar de diferentes maneras.

• Administrador funcional, debe dividir el tiempo entre el proyecto y su departamento.

• Se puede pasar de un administrador funcional a otro conforme pasa el tiempo.

• Dividir las responsabilidades de laadministración a varias personas.

Ejemplo:

En una construcción el arquitecto se encarga de los asuntos técnicos y un administrador de proyecto se encarga de administrar el papeleo.

Roles en el Equipo del Proyecto.

En las primeras etapas del proyecto, el gestor divide el proyecto en varios paquetes de trabajo. Se determinan las habilidades que requiere cada paquete

Roles de los Miembros de la Oficina de proyectos

• Ingeniero de proyectos: coordina las áreas tecnológicas y asegura la integración del diseño hasta el punto final del proyecto.

• Administrador de contratos: aspectos legales

• Control del proyecto: se encarga de trabajar con los demás administradores funcionales para descomponer el proyecto en varios paquetes de trabajo, tiene resúmenes de los costos que han tenido durante el proyecto.

• Contador del Proyecto: es el área que proporciona apoyo contable al proyecto

• Enlace con el cliente (customer liaison): es el que se encarga de mantener relaciones entre el cliente y el contratista.

• Coordinador de producción: coordina y planea la producción del proyecto.

• Administrador del sitio: supervisa la construcción, instalación, pruebas y entrega.

Roles de los Miembros de la Oficina de proyectos

• Supervisor de calidad: Establece y administra el control de calidad.

• Estas personas trabajan con el gestor del proyecto y con otras áreas para coordinar las actividades de sus áreas funcionales con el proyecto general.

Líderes Funcionales y Supervisor de Paquetes de Trabajo

• Líder funcional de proyectos: Es un enlace entre el gestor de proyectos y el administrador funcional.

• Supervisor de paquete de trabajos: Se encarga de la planeación del paquete de trabajo y también se encarga de supervisar el trabajo.

¿Qué Hace el Gestor de proyectos?

• Se asegura que el proyecto sea consistente aun con las limitaciones de recursos.

• Trabaja con los administradores funcionales para asignar los recursos y dar prioridad a los diferentesproyectos.

• Se encuentra en el desarrollo del proyecto estableciendo las políticas del trabajo.

• Se asegura que si hay cambios en los costos del proyecto no afecten a los demás proyectos.

Alta Gerencia

• Define la responsabilidad del gestor de proyectos y su autoridad.

• Define las limitaciones del gestor de proyectos.

• Establece políticas sobre cómo se debe resolver un problema.

Campeón y Patrocinador del Proyecto

• El campeón de proyectos es el que se encarga de hablar bien del proyecto y debe de convencer a los inversionistas de que es un buen proyecto.

• El patrocinador de proyectos se encarga de conseguir recursos y tiene influencias sobre la alta gerencia por lo que puede ayudar al proyecto cambiando las decisiones de la alta gerencia.

Inversionistas

Los inversionistas son indispensables para el proyecto por lo que el administrador de proyectos debe de saber cuáles son los inversionistas importantes para poder ganar su apoyo de ellos y lo ayuden a concluir el proyecto.